Pradėkite pagrindinę duomenų rinkimo sistemą
Yra daug finansinės informacijos, kuri turi būti organizuota ir tvarkoma, o paprastas dokumentų užpildymo sistema gali tai padaryti mažiau. Galite iš esmės suskaidyti visus savo finansinius dokumentus į šias kategorijas:
- Sąskaitų apmokėjimas
- Svarbūs dokumentai laikyti
- Elementai išmesti arba susmulkinti
Tai tikrai paprasta. Arba turite sąskaitą, kuri turi būti sumokėta, kvitas ar dokumentas, kuris turėtų būti išsaugotas, arba kažkas, kurį galima atmesti. Tai priklauso nuo to, kaip norite tvarkyti šiuos elementus, tačiau tai gali būti taip paprasta, kaip naudojant tris atskirus aplankus, pažymėtus aukščiau pateikta informacija.
Tada, kai gausite paštą arba gausite kitą finansinį dokumentą, patariam laikui įdėkite jį į teisingą aplanką. Tokiu būdu jūsų sąskaitos ir svarbūs dokumentai yra lengvai rasti vietą. Tada galite reguliariai tvarkyti aplankus ir nuolat saugoti svarbius dokumentus ir išmesti arba perdirbti tai, ko jums nereikia.
Laikykite svarbius dokumentus organizuojami
Nors pagrindinė registravimo sistema gerai atliks savo kasdienio finansavimo tvarką, vis tiek norėsite organizuoti svarbius dalykus, kuriuos reikia išlaikyti. Paprastai galite naudoti nedidelę failų kabinetą su atskirais aplankais, kad viskas būtų tvarkinga.
Kai kurie finansinių dokumentų pavyzdžiai, kuriuos turėtumėte laikyti:
- Mokesčių deklaracijos
- Draudimo politika
- Hipotekos dokumentai
- Investicijų ir išėjimo į pensiją sąskaitų ataskaitos
- Garantijos ar paslaugų sutartys
Kaip ilgai laikyti savo dokumentus
Kadangi jums reikia laikyti tam tikrų dokumentų kopijas, kiek ilgai jie iš tikrųjų turėtų būti laikomi? Kai kuriais atvejais jums gali prireikti trumpą laiką saugoti dokumentą ar formą, o kitus galite laikyti daugelį metų.
Štai keli bendrieji finansiniai dokumentai ir laikas, kurį turėtumėte apsvarstyti dėl jų išlaikymo.
- Mokesčių deklaracijos. Kalbant apie savo mokesčių deklaracijas, rekomenduojame juos saugoti septynerius metus. Jei IRS nori patikrinti savo grąžą, paprastai jie turi nuo 3-6 metų grįžti nuo jūsų pateiktos datos. Laikydamasis septynerių metų praėjusių grąžų, jūs galėsite apsisaugoti ir padaryti savo gyvenimą daug lengviau, jei atliksite auditą. Ne tik tai, bet jei planuojate pirkti namus arba kitu atveju turėsite parodyti skolintojui pajamų įrodymą, malonu, kad po ranka būtų bent keli metai vertingų duomenų.
- Hipotekos dokumentai. Kai perkate namą, kurį ketinate sėdėti uždarymo metu, pasirašykite savo vardą, kad atrodytų kaip šimtai puslapių. Paprastai jūs gausite didelį aplanką su visomis, ką perėjote uždarymo metu. Tai bus banko dokumentai, kuriuose pateikiama informacija apie paskolą, nekilnojamojo turto bendrovės informacija, įvertinimo ir tikrinimo informacija ir daug daugiau. Nors jums nereikės dažnai kreiptis į šiuos dalykus, turėtumėte iš tikrųjų saugoti šiuos dokumentus neribotą laiką. Jums ateityje gali tekti kreiptis į juos, ir jie gali pateikti keletą vertingos informacijos, kai jūs galų gale einate parduoti namus.
- Banko ir investicijų sąskaitos išrašai. Jei yra vienas geras dalykas apie internetą, tai jūs galite bet kuriuo metu dažnai atsinešti elektronines banko ir investicinių sąskaitų ataskaitų kopijas. Tai pašalina poreikį išlaikyti kiekvieną gautą pranešimą. Vis dėlto, yra gera idėja peržiūrėti kiekvieną gautą pranešimą apie popierių ir kas ketvirtį, laikyti jį iki kito pranešimo atėjimo. Gavę metų pabaigą ar metinę ataskaitą, galite saugiai išmesti visus mėnesio ar ketvirčio ataskaitas. Tai sumažins, kiek popieriaus lapų turėsite išduoti, ir greičiausiai galėsite gauti papildomų kopijų internete arba greitai paskambinę telefonu.
- Sąskaitos ir įplaukos. Gavę naudingų ir kreditinių kortelių sąskaitas, geriausia išlaikyti šiuos duomenis po metų patikrinimo, kad įsitikintumėte, jog informacija yra tiksli. Gali atsitikti klaidų, o jei lengvai prieinama jūsų pareiškimo kopija, galite lengvai išspręsti klaidą. Tas pats pasakytina ir apie įplaukas. Turėtumėte juos išlaikyti pakankamai ilgai, kad galėtumėte palyginti savo banko ataskaitas, kad galėtumėte susidurti su klaidomis. Tai yra, žinoma, nebent įplaukos būtų skirtos pirkimams, kurie gali būti naudojami mokesčių tikslais. Šiuo atveju norėtumėte, kad audito metu būtų laikomasi šių kvitų iki septynerių metų, kaip ir jūsų mokesčių deklaracija.
Jūsų informacijos saugumas
Tapatybės vagystė pastaraisiais metais tapo didelė problema. Vagys gali paimti savo asmeninės ir finansinės istorijos bitus ir daiktus, taip pat naudoti suklastotus tapatybes, kurios gali sugadinti jūsų kreditą, nusausinti jūsų banko sąskaitas ir kitaip duoti jums didelį galvos skausmą. Taigi svarbu tinkamai apsaugoti ir išmesti savo finansinius duomenis.
Visų pirma, apsvarstykite pirkti popieriaus smulkintuvą savo namuose. Visi šie seni komunalinių paslaugų sąskaitos ir net nepanaudotos kredito kortelės, kurias galite gauti kiekvieną mėnesį paštu, gali būti pagrindiniai tikslai vagims. Sugadinus nepanaudotus dokumentus, galite būti tikri, kad jūs sumažinę tikimybę, kad kas nors pavogs informaciją.
Tai taip pat reiškia, kad turėtumėte saugoti dokumentus, kuriuos laikote namuose. Jei jūs tiesiog laikote viską kartoninėje dėžutėje rūsyje, kas atsitiks, jei potvynis? Duomenys gali būti prarasti. Tas pats pasakytina, jei yra gaisras ar kita nelaimė.
Nors jūs negalite apsaugoti nuo bet kokios galimybės, galite bent jau gauti stiprią, tvirtą ir galbūt net atsparią ugniai padavimo kabinetą ar fiksavimo konteinerį, kuris saugo jūsų dokumentus palyginti saugiai ir iš netinkamų rankų. Jums nereikia eiti už borto, bet jūs taip pat nenorite, kad viskas, ką tik sėdi aplink senus batų dėžes jūsų spintoje.
Organizuotas organizavimas netgi gali padėti savo įpėdiniams
Jei kažkas atsitiks su jumis, organizuoti finansiniai dokumentai gali labai padėti tiems, kurie rūpinsis savo reikalais po to, kai būsite išvykę. Tai gali supaprastinti jūsų turto tvarkymą. Jei turite norą, taip pat svarbu turėti instrukcijas, kad vykdytojas žinotų, kur rasti šiuos dokumentus.