Geriausi saugūs būdai, kaip atsiųsti mokesčių dokumentus savo apskaitininkui

by William Perez

Atsipriešinkite raginimui naudoti el. Paštą

Interneto amžiuje vis labiau tampa vis dažniau mokesčių metu, kai žmonės gali pasinaudoti profesionalų ir buhalterių pagalba, kurie gali būti nepatogu. Tai gali būti pagunda paprasčiausiai išsiųsti būtiną informaciją, bet tai nėra geriausia idėja.

Jūs norėsite užtikrinti, kad jūsų mokesčių dokumentai būtų pristatyti jūsų patvirtintam viešajam apskaitininkui, įregistruotam agentui ar kitam mokesčių specialistui kaip galima saugiausiu ir patikimiausiu būdu. Mokesčių dokumentuose yra labai slapta informacija, tokia kaip jūsų vardas, adresas, socialinio draudimo numeriai jums ir jūsų išlaikytiniams, kiek uždirbate pinigus ir kur esate bankas. Ir tai tik pradedantiesiems. Jei šie duomenys patenka į netinkamas rankas, galėtumėte tapti tapatybės vagystės auka.

Štai keletas patarimų, kaip užtikrinti, kad jūsų dokumentai ir jūsų duomenys pasiektų paskirties vietą nepažeistą ir saugią.

Atnaujinta sausio 2018 Beverly Bird

01 Padaryti sąrašą

Sudarykite visų savo W-2 , 1099 - ųjų ir kitų su mokesčiais susijusių dokumentų sąrašą. Tai atlieka du dalykus: tiksliai žinai, ką išsiųstate savo apskaitininkui, ir jei kažkas pasiklys ir nepasieks kito galo, galite nustatyti, kas tai buvo. Taip pat turėsite kitų metų mokesčių rengimo kontrolinį sąrašą.

02 Padaryti atsargines kopijas

Jei siunčiate faktines savo mokesčių dokumentų kopijas, atlikite sau malonumą ir pirmiausia kopijuokite juos. Tokiu būdu jums nebus be kritinės informacijos, jei jie iš tikrųjų praras. Galite juos fotokopijuoti arba nuskaityti į vaizdo ar PDF failus, tada išsaugokite juos savo kompiuteryje ir "flash" diske kaip papildomą atsargumo priemonę. Tačiau tai darote, prieš pateikdami dokumentus savo buhalteriui įsitikinkite, kad turite atsarginę kopiją.

03 Geriausias variantas yra pristatymas rankomis

Kai šnipas nori užtikrinti, kad dokumentas būtų pristatytas tinkamam žmogui tinkamu laiku filmuose, jis jį pateikia asmeniškai. Jis nesinaudoja galimybe, kad jis būtų perimtas.

Galite įdėti šią senosios mokyklos taktiką, kad galėtumėte dirbti, asmeniškai pateikdami savo mokesčių dokumentus savo buhalteriui, jei tik įmanoma. Mažiausiai išsiųskite juos savo padėjėjui, sekretoriumi, sekretoriumi ar kitu personalu. Tai pašalina bet kokią riziką, kad jie neteks perdavimo arba gali būti sulaikyti peržiūros būdu.

04 Siųsti dokumentus

Pašto siuntimas yra gana saugus ir tikriausiai yra jūsų antras geriausias variantas, jei gyvenate Filadelfijoje, o jūsų buhalteris yra Pitsburge, todėl pristatymas rankomis tiesiog nėra pasirinkimas.

Jūsų dokumentai apsaugomi nuo atsitiktinio slapto pasiklausymo, nes jie yra apvyniojami voke. Kitų asmenų atidarymas yra nusikaltimas, bent jau JAV, o tuo tarpu tai gali neleisti nustatyti nusikaltėlio, bent jau egzistuoja knygų įstatymai, skirti nubausti nusikaltėlius.

Tuo tarpu dokumentai gali ir kartais tampa pamesti ar sugadinti paštu, todėl gali būti naudinga išsiųsti tas atsargines kopijas, o ne originalus. Ir apsvarstykite galimybę naudoti tam tikrą pristatymo ar parašo patvirtinimo formą arba apeiti visuotinę JAV pašto tarnybą ir naudoti pristatymo tarnybą, o ne Federal Express arba UPS.

05 Dokumentų siuntimas faksu

Dokumentų siuntimas faksu savo buhalteriui gali būti greitas būdas juos pristatyti ir yra gana saugus. Kol buhalterio telefono linija nebus naudojama, yra tikimybė, kad jūsų perdavimas nebus sulaikytas tapatybės vagims. Bet būkite tikri, kad fakso numeris teisingas.

Yra keletas nesėkmių. Faksu atsiųstus dokumentus kartais sunku perskaityti, o paskutinis dalykas, kurį mokesčių specialistas nori padaryti, yra sėdėti, spėjama, ar numeris yra šeši ar aštuoni, arba praleisti papildomą laiką, kad paskambintų jums sužinoti. Faksogramų siuntimas geriausiai tinka, jei jums reikia atsiųsti keletą puslapių. Jei norite gauti ilgesnius dokumentus ir ypač dokumentus, kuriuose yra informacijos abiejose puslapio pusėse, tai gali būti ne geriausias sprendimas.

06 Jei turite naudoti el. Pašto ...

El. Paštas yra patogus ir greitas, tačiau jis gali pasiūlyti tokį patį saugumą kaip ir atvirukas. Jei nesiimsite atsargumo priemonių, bet kuris tinklo operatorius galės matyti jūsų el. Laiško turinį ir peržiūrėti priedus. Nesvarbu, ar jie atkreipia dėmesį ir iš tikrųjų stebi turinį, šalia taško, vis dar yra galimybė.

Patikrinkite, ar jūsų buhalteris naudoja saugią failų mainų programinę įrangą, tokią kaip LeapFile. Pasak "Chip Capelli", apskaitininko, esančio Provincetown, Massachusetts, daugelis gali tai padaryti, ir tai gali būti žaidimų keitiklis.

Bent jau įdėkite mokesčių dokumentus į užkoduotą aplanką, pvz., Apsaugotą slaptažodžiu DOC, PDF arba ZIP failą. "Nuskaityk viską į" PDF ", o tada jį apsaugodamas slaptažodis", - rekomenduoja Capelli. Niekada nesiųskite informacijos, kurią norite palikti privačia, pvz., Savo socialinio draudimo numerį, kaip paprastą tekstą savo el. Pašto žinutėje. Ką daryti, jei netyčia siunčiate pranešimą neteisingu adresu, ar jūsų el. Pašto adresas yra nuskaitomas ir jūsų paslaugų teikėjas surenka duomenis? Apsaugos priemonių, skirtų jūsų mokesčių dokumentams apsaugoti, prevencija padeda apsaugoti jūsų finansus.

Jei blogiau, tai blogiau

Nedelsdami kreipkitės į Vidaus pajamų tarnybą, jei pastebėsite, kad, nepaisydami visų pastangų, esate pažeista. Tiesą sakant, galite kreiptis į IRS, jei netgi tik manote, kad galėjote pažeisti IRS tyrimą. Pateikite 10439 formą, kad praneštumėte apie mokesčių sukčiavimą arba įtariamą tokio pobūdžio sukčiavimą. Galite susipažinti su forma IRS svetainėje kartu su informacija apie tai, kur turėtumėte siųsti paštu arba faksu.