Apskaitos klaidų tipai ir jų prevencija
Turėtumėte atkreipti dėmesį į tai, kad šių tipų klaidų sunkiausia nustatyti ir išspręsti.
Neveikimo klaida
Neveikimo klaida įvyksta tada, kai sandoris visiškai praleistas iš jūsų įmonės knygų. Galite pamiršti įvesti išlaidų sandorį arba įvesti prekės ar paslaugos pardavimą. Šiuos sandorius sunku aptikti. Todėl turite įsitikinti, kad turite tvirtą tvarką, kad galėtumėte laiku įvesti šiuos sandorius. Dažniausiai priežastis, kodėl šie sandoriai neįvedami, yra tai, kad dokumentai (pvz., Pardavėjo sąskaita) prarandami. Jūs mažiau tikėtumėte prarasti ar praleisti šiuos patvirtinamuosius dokumentus, jei kuo greičiau laiku pateksite į savo apskaitos programinės įrangos sistemą.
Pasikeitimo klaida
Keitimo klaida įvyksta, kai sandoris, kuris turėjo būti paskelbtas kaip debetas, yra paskelbtas kaip kreditas. Pavyzdžiui, galite įvesti sąskaitą faktūrą kaip mokėjimą arba grąžinimą.
Nepastebėsite šios klaidos bandymų balanse, nes bandomosios balansas vis tiek bus subalansuotas.
Principo klaida
Principas yra klaida, kai jūs ar jūsų buhalteris klaidingai taiko apskaitos principą. Jūs galite nusipirkti turtą, kuris turėtų būti užregistruotas kaip turtas . Turtas ir išlaidos įrašomos knygose kaip debetai, todėl tai yra techninė klaida.
Komisijos klaida
Įvyko komisijos klaida, kai įvedate sandorį į teisingą klasę, bet neteisinga papildoma knyga . Pavyzdžiui, atliksite šią klaidą, jei taikote mokėjimą netinkamai sąskaitai faktūroje. Bandomasis balansas parodys teisingą kliento mokėtiną sumą, bet jūsų individualios kliento antrinės knygos bus neteisingos.
Antrinio įvedimo klaidos
Papildomos įvesties klaida įvyksta, kai atliekant sandorį įvyksta klaida. Pavyzdžiui, jei paskolinsite klientui 5000 $, bet įveskite tik 500 JAV dolerių kaip paskolą ir 500 LTL pašalinimą iš savo piniginės paskyros, tuomet pamatysite, kad ši klaida yra perkelta į bandomąjį balansą. Jūsų bandomasis balansas bus teisingas. Dažniausiai pasitaikantis šių klaidų nustatymo metodas yra apskaitos suderinimas. Tęsdami ankstesnį pavyzdį, jūs aptikote šią klaidą, kai atlikote banko suderinimus . Jūs pastebėsite, kad jūsų banko sąskaitoje turėsite trumpą 4500 JAV dolerių pinigų, tada galėsite ištaisyti klaidą.
Klaidų prevencija
Turėsite sukurti gerą vidinę kontrolę ir procesus klaidų aptikimui. Pavyzdžiui, jūs norėsite įsitikinti, kad visos jūsų formos yra nuoseklios, kad darbuotojai patektų į įprastą įvedant informaciją į savo apskaitos programinę įrangą.
Taip pat norėsite užtikrinti, kad turite pakankamai darbuotojų, kad galėtumėte tvarkyti darbo krūvį. Nepakankamas darbuotojų darbuotojų nuovargis, dėl kurio atsiras darbuotojų nuovargis, pagreitintas darbas ir daugiau apskaitos klaidų.
Klaidų nustatymas
Nors jūs norite kurti metodus, kaip išvengti klaidų, kai tik įmanoma, anksčiau išvardytos klaidos vyksta retkarčiais. Negalite užkirsti kelio visoms klaidoms. Mėnesio ir metų pabaigoje turėtumėte atlikti įvairius suderinimus, kad nustatytumėte daugybę klaidų, kad jas būtų galima ištaisyti. Pavyzdžiui, banko suderinimai turėtų būti atliekami kas mėnesį. Ilgalaikis turtas gali būti derinamas tik kartą per metus, todėl galite užtikrinti, kad jūs užsisakėte teisingą nusidėvėjimo išlaidų sumą. Jūs pastebėsite, kad jei ieškote būdų išvengti klaidų ir reguliariai atliksite apskaitos įrašų peržiūrų ir suderinimų, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai ir sumažinsite apskaitos klaidų skaičių.